observasi tata ruang kantor

LAPORAN HASIL OBSERVASI
“ Tata Ruang Kantor “
Mata Kuliah Manajemen Perkantoran


OLEH :
1. LAELATUR ROHMAH OKTAFIANI 1445096082
2. PUTRI PUJI PERTIWI 1445097788
3. SEKAR AYUNING MAWARNI 1445096062
4. SUPRIYADI YUDISTIRO 1445096087
5. TUTI ALFIANI 1445096092




MANAJEMEN PENDIDIKAN
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA


Kata Pengantar

Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan limpahan karunia sehingga kelompok kami dapat menyelesaikan laporan observasi mengenai “Tata Ruang Kantor” sebagai pemenuhan tugas matakuliah Manajemen Perkantoran.

Ucapan terimakasih kami ucapkan kepada orangtua kami, dosen kami, Pimpinan Bank BNI 46 Cabang UNJ Rawamangun, Pimpinan Bank Mandiri Cabang Balai Pustaka yang telah memberikan informasi terkait observasi, untuk rekan-rekan Mahasiswa Manajemen Pendidikan, serta pihak-pihak lain yang telah berkontribusi dalam terselesaikannya laporan observasi yang kami susun. Sebagai insan pembelajar, kami menyadari apa yang kami hasilkan jauh dari kesempurnaan, maka dengan rendah hati kami mengharapkan agar pembaca dapat memberikan saran dan kritik sebagai bahan pembelajaran yang dapat kami gunakan di kemudian hari sehinnga dapat menjadi lebih baik. Besar harapan kami laporan observasi ini bermanfaat bagi pembaca.

Terimakasih.

Jakarta, Juni 2010


Penulis
















BAB 1
PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang Masalah
kantor yang bagus bukan berarti bagus segalanya, karena kita perlu memperhatikan segala sudut pandang. Sudut pandang ini artinya kita tidak melihat satu sisi saja kita perlu melihat warna, model dan tata letak karena dengan memperhatikan hal tersebut para karyawan pun akan semakin giat bekerja dan merasa lebih krasan tinggal di kantor. Ruang kantor yang efektif merupakan ruang kantor yang memiliki tata letak aktif dan mendukung mobilitas karyawan dalam menjalankan pekerjaannya. Interior yang apik dan efektif dapat pula membantu karyawan bekerja lebih efisien dan menghemat lebih banyak waktu. Selain hal-hal tersebut, pencahayaan juga harus dijadikan pertimbangan dalam sebuah tata ruang kantor. Sistem pencahayaan yang baik akan memungkinkan kita bisa beraktivitas atau pun bekerja dalam keseharian kita secara jelas, tepat tanpa upaya-upaya yang tidak perlu, pencahayaan mempunyai pengaruh terhadap kesehatan mata sendiri. Bahkan, lebih jauh lagi terhadap keselamatan kerja, dan produktivitas kerja. Serta banyak faktor lain yang perlu diperhatikan dalam tata ruang kantor yang pada akhirnya sangat berpengaruh terhadap kinerja dan hasil pekerjaan karyawan, serta dapat berpengaruh juga pada tujuan kantor tersebut.

1.2. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, maka dirumuskan permasalahan sebagai berikut:
1. Apakah tata ruang kantor yang diobservasi telah sesuai dengan kebutuhan ?
2. Apa alasan kantor-kantor tersebut menata kantornya tersebut sedemikian rupa ?
3. Bagaimana pengaruh tata ruang kantor tersebut dalam kinerja karyawan, ataupun bagi konsumen jasa ?

I.3 Tujuan
Laporan yang kami susun sebagai tindak lanjut dari observasi yang telah kami lakukan di dua berbeda, yaitu :
1. Bank BNI 46 Kantor Cabang UNJ Rawamangun
2. Bank Mandiri Kantor Cabang Balai Pustaka Rawamangun
bertujuan untuk mengetahui bagaimana tata ruang pada kantor yang kami observasi tersebut, Selain itu juga bertujuan untuk menerpkan teori manajemen perkantoran terkait dengan tata ruang kantor.

I.3 Manfaat
Dapat digunakan sebagai pedoman dan perbandingan jika setiap kantor memiliki tata ruang kantornya sendiri disesuaikan dengan kebutuhan.

I.4 Metode
Terselesaikannya penyusunan laporan observasi ini dengan menggunakan metode wawancara, dan dilengkapi dengan literatur buku sebagai penunjang.






























BAB II
PEMBAHASAN

Bank merupakan industri jasa sebagai salah satu penyedia jasa. Pelanggan berharap mendapat pelayanan yang berkualitas dan memuaskan. Pemberi jasa juga memiliki standar dalam memberikan jasanya. Dalam hal ini tingkat pelayanan juga dipengaruhi bagaimana kenyamanan ruang kerja bagi karyawan-karyawan yang kegiatan utamanya langsung melayani nasabah. Dengan kata lain tata ruang kerja pada suatu kantor berpengaruh hasil dan kinerja karyawan.
Berikut ini adalah hasil observasi yang kami lakukan pada hari Rabu, 1 Juni 2010 pada dua kantor cabang Bank yang berbeda, yaitu Bank BNI 46 UNJ Rawamangun dan Bank Mandiri Balai Pustaka Rawamangun.

1. Bank BNI 46 Kantor Cabang UNJ Rawamangun

Gambar-gambar di atas menunjukkan tata ruang kantor cabang Bank BNI 46 UNJ Rawamangun yang melayani atau memberikan jasa pada nasabahnya. Karena bergerak dalam pelayanan public, maka tata ruang kantornya didesain agar mempermudah aktivitas perkantoran terutama dalam upaya melayani nasabah dengan sebaik-baiknya.
Menurut hasil observasi, desain atau lay out kantor telah diatur oleh tim khusus dari BNI pusat, sehingga Pimpinan Bank selaku narasumber tidak memiliki kewenangan khusus dan luas dalam penataan ruang kantor tersebut, sehingga tidak dapat merubah banyak penataan desain dan perabot-perabot yang ada di Bank tersebut.
Kami tidak dapat menampilkan foto sebagai dokumentasi fisik , dengan alasan peraturan Bank tersebut yang melarang pengambilan gambar dalam bentuk apapun.

Berikut adalah jumlah pegawai yang ada di Bank BNI 46 Kantor Cabang UNJ :
a. Satu pimpinan Bank
b. Empat teller
c. Dua customer service
d. Dua satpam
e. Satu office boy

Tata Ruang yang digunakan pada kantor cabang Bank BNI 46 UNJ adalah tata ruang yang terpisah-pisah. Berikut ini adalah pembagian ruang kerja pada Bank BNI 46 UNJ:
1. Ruang kerja pimpinan,
Ruang pimpinan dibuat terpisah dengan ruang kerja pegawai lainnya. Ruang kerja pimpinan Bank memiliki ukuran kurang lebih 3x3 m, pemisah ruang kerja dengan ruang kerja staff lainnya yaitu dinding kaca.
Desain ruang, penataan perabot dan perangkat kerja yang ada di ruang pimpinan sebagai pendukung kinerja pimpinan adalah sebagai berikut :
 Ruangan dicat dengan warna krem, pada kedua tembok sisinya, sedangkan dua sisi lainnya terbuat dari dinding kaca.
 Lantai ruangan keramik berwarna abu-abu hitam, yang juga menyeluruh dan seragam dengan lantai ruangan lainnya.
 Dilengkapi dengan AC 1 PK yang dirasa sudah cukup dan sesuai dengan luas ruangan.
 Pencahayaan menggunakan lampu neon jari berjumlah 2, dan 1 neon panjang yang berwarna putih.
 Meja kerja pimpinan diletakkan di tengah-tengah ruangan, yang dilengkapi dengan :
a. Satu unit komputer,
b. Kalender
c. Tempat file
d. Vas Bunga
e. Dll
 Di Belakang dan samping meja kerja, terdapat dua meja lemari yang berfungsi untuk meletakan arsip dan kebutuhan lainnya yang dibutuhkan pimpinan.
 Telepon 2 buah
 Faksimile 1 buah
 Mesin printer 1buah
 Mesin fotocopy
 Alarm darurat
 Jam dinding
 Hiasan dinding
 Tong sampah
 Serta pot bunga di sudut ruangan yang menambah kenyaman pandangan.

2. Ruang kerja customer service
Tugas utama cutomer service adalah membantu nasabah dalam berbagai hal, sehingga ruang kerjanya didesain terbuka agar mempermudah pelayanan nasabah. Meski demikian ruang kerja customer service yang satu dengan yang lainnya dibuat terpisah yang terbuat dari dinding kaca, dan terletak berdekatan dengan ruang pimpinan.
Desain ruang, penataan perabot dan perangkat kerja yang ada di ruang customer service adalah sebagai berikut :
 Ruang kerja terbuka, menghadap ke ruang transaksi nasabah dan ruang kerja teller
 dua buah AC 1 PK
 Pada masing-masing ruang kerja customer service dilengkapi dengan satu meja kerja dengan satu unit computer sebagai perangkat utama kerja.
 Pencahayaan menggunakan 8 neon jari
 Tempat file
 Kalender

3. Ruang Kerja Teller

Teller merupakan karyawan bank yang kegiatannya langsung berhadapan dengan nasabah yang membutuhkan pelayanan, baik untuk melakukan penarikan uang, penyetoran uang, maupun kegiatan perbankkan lainnya. Oleh sebab itu jumlah teller sangat mempengaruhi kelancaran dalam transaksi nasabah. Misalnya saja untuk Bank yang letaknya sangat strategis yang memungkinkan banyak pengguna jasa bank yang datang, maka jumlah teller tidak cukup hanya satu atau dua. Hal ini dilakukan dalam upaya menciptakan kenyamanan pelanggan yang datang agar tidak terjadi antrian yang panjang yang akhirnya membuat nasabah menunggu lama.
Berdasarkan hasil observasi, dengan jumlah 4 teller sudah cukup dapat melayani nasabah yang ingin melakukan transaksi. Hal ini dapat dilihat dari antrian nasabah, yang tidak terlalu panjang dan teratur.
Desain ruang, penataan perabot dan perangkat kerja yang ada di ruang kerja adalah sebagai berikut :
 Meja teller yang memanjang, memuat 4 teller menghadap ke pintu masuk. Sehingga ketika nasabah masuk ke dalam Bank, meja teller sudah dapat terlihat.
 Pencahayaan menggunakan lampu neon berjumlah 8
 Terdapat empat unit computer, yang digunakan masing-masing teller.
 Satu buah AC 2 PK
 Terdapat mesin penghitung uang
 Mesin print
 Kamera tersembunyi
 Pada dinding utama terdapat jam dinding besar yang dapat terlihat dengan mudah oleh pengunjung Bank.

4. Ruang Tunggu dan Ruang Transaksi nasabah
Ruangan ini terbuka dan cukup luas. Desain ruang, penataan perabot dan perangkat kerja yang ada di ruang kerja adalah sebagai berikut :
 Di samping kanan dan kiri pintu masuk terdapat writing desk atau meja yang digunakan untuk meletakkan slip transaksi, brosur, serta tempat menulis para nasabah.
 Di samping kanan dan kiri writing desk terdapat kursi tunggu bagi para nasabah yang masing-masing sisi berjumlah 4.
 Di pojok ruang sebelah kanan terdapat satu buah meja kerja karyawan , dilengakapi dengan satu unit computer.
 Di depan ruang kerja costomer service diletakkan satu unit sofa yang difungsikan sebagai kursi tunggu nasabah.
 Tidak jauh dari sofa, terdapat satu unit televisi yang digantung menghadap ke ruang tunggu, sehingga dapat dengan mudah disaksikan nasabah.
 Sudut-sudut ruangan dilengkapi pot bunga, yang difungsikan untuk menambah keindahan ruangan
 4 buah AC 2 PK
 Pencahayaan ruangan ada sekitar 18 neon jari dan 3 neon panjang
 Pada dinding ruangan selain ada lukisan, juga dipasang papan-papan terkait informasi kurs dollar, papan suku bunga, dll.

5. Ruang Arsip
Ruang arsip ini terletak di belakang, ruang kerja utama (ruang kerja pimpinan, customer service, teller) yang berfungsi untuk menyimpan arsip dan brankas.
Perabotnya terdiri dari lemari-lemari penyimpan arsip, dan brankas.

6. Mushola
Mushola terletak tidak jauh dari toilet, yang hanya berjarak beberapa meter saja. Berfungsi sebagai tempat ibadah karyawan Bank, ataupun nasabah.

7. Ruang makan/Pantry
Berfungsi sebagai tempat makan karyawan dan tempat segala perabot dapur. Letaknya di sebelah ruang arsip.

8. Toilet
Toilet yang ada di Bank BNI 46 UNJ dibedakan menjadi 2, yaitu toilet khusus untuk karyawan dan toilet untuk nasabah. Karena tidak ada wash taffle khusus sehingga toilet dijadikan tempat cuci tangan dll. Pengairan yang digunakan adalah air berlangganan dan menggunakan jet pump.

Persyaratan Lingkungan Fisik :
 Kebersihan, bangunan gedung tampak depan serta dalam ruangan rapi dan bersih, namun untuk bagian belakang gedung terutama bagian luar kurang rapi karena ada beberapa bagian tembok yang terkelupas dan perawatan yang kurang diperhatikan. Untuk perabot dan perlengakan kantornya sudah cukup difungsikan sebagaimana mestinya dan dilakukan perawatan secara berkala.
 Luas ruang kantor sudah memenuhi persyaratan, karena jumlah karyawan yang disesuaikan dengan kebutuhan kantor.
 Suhu udara menurut hasil pengamatan kami, tiap AC dinyalakan dalam suhu masing-masing 17° C, dengan suhu tersebut ruangan sudah terasa sejuk dan membuat nyaman.
 Karena Ruang kerja pimpinan, CS, Teller dan ruang transaksi menggunakan AC maka tidak terdapat ventilasi, yang ada pada ruang belakang yaitu ruang arsip, ruang pantry terdapat jendela sebagai sirkulasi udara. Bagitu juga pada toiletnya.
 Penerangan cahaya, sudah cukup yang disesuaikan dengan luas ruangan serta warna dasar tembok ruangan yang juga mempengaruhi cara kerja maupun kenyamanan karyawan dan nasabah.
 Fasilitas kesehatan, terdiri dari toilet, dimana toilet karyawan berbeda dengan toilet nasabah, dan terpelihara kebersihannya.
 Fasilitas lainnya seperti pemadam kebakaran, alarn darurat, air untuk minum juga diperhatikan dalam kantor ini.




2. Bank Mandiri Kantor Cabang Balai Pustaka Rawamangun
Bank Mandiri ini terletak pada letak yang cukup strategis, yaitu komplek pertokoan Jl. Balai Pustaka yang juga ramai dikunjungi oleh nasabahnya yang ingin melakukan transaksi. Karyawan dituntut untuk dapat bekerja sebaik-baiknya dalam menyuguhkan pelayanan jasa perbankan. Berikut ini merupakan hasil observasi yang kami lakukan :
Tata ruang pada Bank ini adalah dengan sistem tata ruang terbuka, dimana antara karyawan yang satu dengan yang lainnya tidak ada ruang khusus atau sekat, kecuali terdapat 1 ruangan yang menggunakan tata ruang terpisah yaitu ruang administrasi merangkap ruang arsip.
Jumlah Karyawan :
a. Pimpinan cash outlet manajer
b. 2 teller
c. 2 Customer service
d. 1 karyawan bagian asuransi
e. 2 sekuriti
f. 1 Office boy

Desain tata ruang Bank Mandiri Balai Pustaka :
Bank mandiri ini memiliki ruang kantor yang terdiri dari 2 lantai.
a. Penataan ruang pada lantai satu,
Lantai satu dijadikan untuk ruang kerja customer service (CS) , dimana jarak meja CS yang satu dengan yang lainnya berjarak sekitar 1 meter dan masing-masing meja kerja dilengkapi satu unit computer. Disebelah meja kerja CS terdapat meja kerja staff asuransi yang juga berjarak 1 meter dari masing-masing meja, serta dilengkapi dengan satu unit computer. Pada sisi depan terdapat 2 mesin ATM, writing desk, papan tempat brosur dan kursi nasabah tunggu nasabah.
Terdapat ruangan yang disekat tembok, berfungsi sebagai ruang administrasi dan ruang arsip yang dilengkapi satu unit computer, 3 set meja penyimpan arsip, 1 printer, hiasan dinding, alarm darurat dan pemadam kebakaran. Kemudian tidak jauh dari ruang administrasi terdapat toilet, mushola, dan ruang genset.

b. Lantai dua, dijadikan ruang transaksi, ruang kerja teller, serta sebagai tempat meja kerja pimpinan, yaitu cash outlet manajer. Pada meja kerja pimpinan terdapat satu unit computer, tempat arsip. Dua meter dari meja kerja terdapat toilet. Ruang kerja teller masih pada ruang yang sama yang dilengkapi dengan 2 unit computer, mesin cetak giro, printer. Writing desk diletakkan di tengah-tengah ruangan.
Pada dinding ruangan terpajang jam dinding, papan info kurs dollar, serta papan info lainnya.

Persyaratan Lingkungan Fisik :
 Kebersihan, bangunan gedung tampak depan serta dalam ruangan rapi dan bersih, ini membuat nyaman baik bagi karyawan maupun pengunjung bank. Luas ruang kantor sudah memenuhi persyaratan, karena jumlah karyawan yang disesuaikan dengan kebutuhan kantor.
 Lantai satu dipasang AC sejumlah 4 AC masing-masing 2 PK, dengan rata-rata suhu 18°C dan ini sudah dirasakan sejuk.
 Lantai dua dipasang 3 unit AC masing-masing 1 PK.
 Karena seluruh ruangan menggunakan AC sedikit sekali jendela, bahkan pada setiap lantainya, kecuali pada lantai 3 yang tidak terpakai terdapat jendela.
 Penerangan cahaya, sudah cukup yang disesuaikan dengan luas ruangan serta warna dasar tembok ruangan yang juga mempengaruhi cara kerja maupun kenyamanan karyawan dan nasabah.
a. Lantai satu : terdiri dari 8 neon panjang, dan 4 neon sedanh berwarna putih.
b. Ruang administrasi : terdiri dari 2 neon panjang
c. Lantai dua : 6 lampu neon jari, dan 8 neon gantung
 Fasilitas kesehatan, terdiri dari toilet, toilet karyawan berbeda dengan toilet nasabah, dan terpelihara kebersihannya.
 Fasilitas lainnya seperti pemadam kebakaran, alarn darurat,
 Pada masing-masing lantai terdapat televise, yang diletakan strategis dan dapat disaksikan dengan mudah.












BAB III
PENUTUP

III.1 Kesimpulan

Setiap kantor memiliki cara dan pengelolaan tata ruang kantor yang berbeda-beda. Hal ini disebabkan karena adanya beberapa faktor yaitu kebutuhan kantor, jumlah karyawan, tujuan kantor, dan luas kantor yang dimiliki. Tujuan utama dari tata ruang kantor adalah bagaimana karyawan kantor nyaman dengan lingkungan fisik kantor yang dapat mempengaruhi kinerja dan hasil kerja karyawan. Dalam konteks ini, Bank merupakan salah satu contoh kantor yang kegiatannya melakukan aktivitas perbankan dalam industri jasa. Pelayanan kepada konsumen secara maksimal akan tercapai baik jika tata ruang kantornya secara teratur diatur sedemikian rupa sehingga mempermudah konsumen dalam menerima pelayanan. Keteraturan tata ruang kantor juga dapat memberikan kesan nyaman baik pada karyawan, maupun pada konsumen.


III.2 Saran

Menurut hasil temuan yang kami temukan di lapangan pada saat observasi, pemeliharaan gedung pada Bank BNI harus lebih diperhatikan, terutama pada bagian belakang gedung, untuk tata ruang kantor yang berada di dalam menurut kami sudah baik, hanya saja pada bagian teller lebih ditingkatkan lagi pelayanannya agar kenyamanan nasabah dapat semakin maksimal. Sedangkan pada Bank Mandiri, perlu dilakukan pembenahan, terutama pada ruang administrasi yang menurut kami, penataan perabotnya masih kurang teratur dan kurang nyaman dilihat dan mungkin saja bisa mengganggu kinerja karyawan. Jika memungkinkan, perlu dilakukan penambahan jumlah karyawan terutama pada bagian teller sehingga jumlah antrian pada saat transaksi tidak terlalu panjang.