selamat datang sahabat-sahabat yang peduli pendidikan..

Ada Untuk Berbagi,.
Terlahir untuk berproses...
Salam Pendidikan Berkualitas...

Jumat, 25 Juni 2010

revisi makalah tata ruang kantor

MAKALAH MANAJEMEN PERKANTORAN
“TATA RUANG KANTOR”

OLEH KELOMPOK 7 :
1. LAELATUR ROHMAH OKTAFIANI 1445096082
2. PUTRI PUJI PERTIWI 1445097788
3. SEKAR AYUNING MAWARNI 1445096062
4. SUPRIYADI YUDISTIRA 1445096087
5. TUTI ALFIANI 1445096092

MANAJEMEN PENDIDIKAN
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA

KATA PENGANTAR
Alhamdulillah dengan memanjatkan puji syukur atas rahmat Allah SWT sehingga dengan limpahan tersebut kami dapat menyelesaikan makalah “Tata Ruang Kantor”. Penyusunan makalah ini merupakan pemenuhan tugas mata kuliah Manajemen Perkantoran.
Ucapan terimakasih kami sampaikan untuk Ibu Neti Karnati selaku dosen kami, kedua orang tua kami, rekan-rekan mahasiswa Manajemen Pendidikan, serta pihak-pihak lain yang telah berkontribusi dalam terselesaikannya makalah ini. Kami menyadari apa yang kami hasilkan jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu sebagai insan pembelajar kami sangat mengharapkan saran dan kritik pembaca sebagai bahan pembelajaran agar dikemudian hari dapat menjadi lebih baik . Besar harapan kami makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
Terimakasih.

Jakarta, April 2010

Penulis










BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang Masalah
Dalam melaksanakan tata usaha, suatu faktor penting yang turut menentukan kelancaran ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya.Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tataruang perkantoran.
Tata ruang kantor merupakan hal penting dalam manajemen perkantoran. Tata ruang kantor yang baik akan memberikan banyak keuntungan atau manfaat bagi organisasi yang bersangkutan di dalam menyelaesaikan pekerjaan. Tata ruang kantor yang baik juga akan memberikan penyempurnaan tugas-tugas kantor dan akibatnya mekanisme kerja dapat berjalan dengan lancar. Kondisi tempat kerja yang menyenangkan dapat meningkatkan semangat kerja, oleh karena itu dalam menciptakan kondisi tempat kerja yang menyenangkan perlu direncanakan penataan ruangan yang baik.

I.2 Tujuan Penulisan
Tujuan dari penulisan makalah selain untuk pemenuhan tugas mata kuliah manajemen perkantoran, juga untuk :
a. Mengetahui definisi tata ruang kantor.
b. Mengetahui bagaimana perancangan tata ruang kantor.
c. Mengetahui jenis-jenis tata ruang kantor.
d. Mengetahui bagaimana cara penyusunan perabot kentor.
e. Mengetahui persyaratan lingkunagn fisik kantor.

I.3 Metode Penulisan
Metode yang digunakan dalam penyusunan makalah adalah :
a. Metode literatur buku
b. Metode literatur internet


BAB II
PEMBAHASAN
II.1 PENGERTIAN TATA RUANG KANTOR
Istilah tataruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :
1. Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak” (1988:200).
2. Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia” (1956:117).
Ada 2 perumusan tentang defenisi tata ruang kantor yaitu :
1. Penataan kantor sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia.
2. Penataan kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari sebuah ruang untuk penggunaan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang sehemat-hematnya.
Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).
Dengan penggunaan ruang yang baik proses alur pekerjaan yang efektif dan efesien, maka tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut :
I. The Liang Gie
• Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.
• Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar
• Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara
• Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
• Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan
• Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut.
• Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan (The Liang Gie, 1988:207)
II. Geofrey Mills dan Standingford
Dua orang ahli dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah :
• Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi
• Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar
• Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
• Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja
• Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara
• Komunikasi dan arus kerja diperlancar
• Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri
• Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan
• Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon
• Memberikan keamanan (The Liang Gie, 1988:208)
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor :
• Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara efesien untuk keperluan pekerjan
• Menambah semangat kerja pegawai
• Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor
• Mempermudah pengawasan

II.2 PERANCANGAN TATA RUANG KANTOR
Pengertian tataruang sendiri adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak.
Sedangkan di Indonesia sendiri tataruang perkantoran masih kurang mendapat perhatian di dalam instasi-instasi pemerintah dan perusahaan-perusahaan swasta.Misalnya sering terlihat bahwa suatu instasi atau pejabat yang banyak melayani publik di taruh di belakang,sehingga orang-orang harus betanya kian-kemari sebelum dapat menjumpainya. Ini menghamburkan waktu dan mengganggu pegawai-pagawai lain yang setiap kali harus memberi petunjuk itu. Tidak jarang di jumpai pula perusahaan yang dalam menyelesaikan suatu pekerjaan, pegawai-pegawainya berjalan mondar-mandir satu meja ke meja lain sehingga mengurangi kecepatan bekerja.Ini semua terjadi karena tataruang yang buruk.
Jadi, tataruang perkantoran yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Ada pokoknya akan diperoleh keuntungan-keuntungan yang berikut:
1) Mencegah penghamburan tenaga dan para pegawai karena berjalan mondar-mandir yang sepertinya tidak perlu
2) Menjamin kelancaran tentu proses pekerjaan yang bersangkutan
3) Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien yaitu suatu luas tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya
4) Kesehatan dan kepuasan bekrja bagi para pegawai dapat terpelihara
5) Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
6) Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapakan kesan yang baik tentang organisasi tersebut.
7) Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Dua ahli Inggris Geoffrey Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tataruang yang baik ialah:
a. Persyaratan peraturan perundang-undangan yang terpenuhi;
b. Ruang di pergunakan sampai manfaat yang terbesar;
c. Pelayanan-pelayanan tersedia sepanjang diperlukan, seperti:listrik,telpon, dll
d. Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang;
e. Pengawasan dapat melihat petugas sedang bekerja;
f. Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara;
g. Komunikasi dan arus kerja diperlancar;
h. Lalu lalang para juru tata usaha diantara meja-meja dan lemari-lemari arsip dipermudah;
i. Pelaksanaan yang kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian dipisahkan;
j. Saling menggangu diantara para juru tatausaha dihindarkan;
k. Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu
Seorang ahli tataruang pabrik Richard Muther merumuskan 6 asas pokok tatruang pabrik terbaik. Walaupun asas-asas itu diperuntukan bagi tempat kerja yang tugasnya menghasilkan suatu barang, namun dengan penyesuaian seperlunya dapatlah beberapa diantaranya dijadikan dasar bagi tatarang pekantoran. Beberapa asas itu adalah:
1. Asas mengenai jarak pendek
Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tataruang yang baik adalah yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya.
2. Asas mengenai rangkaian kerja
Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tataruang yang terbaik ialah yang menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan.
3. Asas mengenai penggunaan segenap ruang
Suatu tata ruang yang terbak ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada termasuk ruang yang vertical maupun yang ke bawah.
4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang baik ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau suar atau tidak memakan biaya yang besar.
Demikianlah beberapa asas yang harus dijadikan pedoman kalau hendak menyusun tempat kerja yang baik untuk kerja perkantoran.

Sebagai langkah pertama dalam merencanakan tataruang kantor, hendaknya diketahui hubungan satuan yang melaksanakan tatausaha itu dengan satuan-satuan yang lainnya. Demikian pula hendaknya diperhatikan sifat pekerjaan itu. Ini perlu untuk menentukan letak ada beberapa pedoman sebagai berikut:
a. Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya memang khusus melayani publik hendaknya ditaruh ditempat yang mudah di datangi orang-orang luar itu tanpa mengganggu satuan-satuan yang lainnya, misalnya:pada dinas pemerintahan misalnya suatu bagian yang mengurus tentang perizinan.tempat yang mudah di datangi biasanya dibagian terdepan gedung agar mengurangi gangguan publik tehadap pegawai-pegawai lain yang sering-sering harus memberi petunjuk.
b. Satuan-satuan yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama lain hendaknya dikelompokkan pada satu tempat. Terutama pada gedung yang bertingkat-tingkat penempatan pada lantai yang sama harus dilakukan.
c. Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketatausahaan dari organisasi tersebut hendaknya diberi tempat ditengah-tengah, sehingga satuan-satuan yang lainnya dapat mudah menghubunginya.misalnya:bagian yang bertugas menerima dan mengirim segenap surat dari suatu perusahaan.
d. Satuan yang tugas pekerjaannya berifat sangat gaduh, misalnya sebuah percetakan hendaknya djauhkan dari satuan-satuan lainnya, lebih-lebih satuan yang banyak menjalankan pekerjaan otak, misalnya bagian perencanaan.

Pedoman tersebut diatas dalam penerapannya kadang-kadang nampaknya saling bertentangan. Misalnya saja suatu seksi produksi yang merupakan satuan pusat harus di tempatkan ditengah-tengah, padahal seksi itu bekerja dengan mesin-mesin yang membuat gaduh. Kantor yang mengurus tugas reproduksi itu dapat tetap ditengah-tengah gedung, hanya mesin-mesinnya yang benar-benar melakukan pekerjaan warkat-warkat ditaruh di tempat lain yang tidak mengganggu bagian-bagian lainnya.
Pedoman lain dalam menentukan tata letak ruang kantor :
1. Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek.
2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancar.
3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien
4. pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
5. pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut.
6. Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.
Teknik-teknik untuk mencapai tata ruang yang baik :
1. Meja-meja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama.
2. Pada tata ruang yang terbuka susunan meja-meja itu dapat terdiri atas beberapa baris.
3. Diantara baris-baris meja disediakan lorong-lorong untuk keperluan lalu lintas pegawai yang biasanya berjarak 120 cm
4. jarak antara satu meja dengan meja yang dimuka / dibelakng selebar 80 cm
5. pengawas kantor ditempatkan dibelakang para pegawainya.
Teknik-teknik untuk tata ruang yang baik tersebut tentu saja tidak berlaku mutlak bagi semua kantor, karena bagaimanapun setiap kantor mempunyai tataruangnya masing-masing sesuai dengan kondisi dan kebutuhan ruangan.
II.3 JENIS TATA RUANG KANTOR
Tataruang perkantoran dapat dibedakan dalam 2 macam:
1. Tataruang yang terpisah-pisah
Pada susunan ini ruangan untu bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan. Pembagian ni dapat terjadi karena keadaangadungnya yang berdiri atas kamar-kamar maupun karena memang sengaja dibuat pemisahan buatan, misalnya:dalam perusahaan terdapat bagian penjualan yang terdiri atas beberapa seksi (seksi pesanan,seksi pembukuan,seksi iklan) pelaksanaan fungsi tiap-tiap seksi itu dilakukan pada ruang kerja yang terpisah-pisah.

2. Tataruang yang terbuka
Menurut susunan ini ruang kerja yang bersangkutan tidak dipisahkan. Jadi bagi bagian penjualan seperti contoh diatas, semua aktifitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka, tidak lagi dipisah-pisahkan menurut kamar.

Suatu tataruang kantor yang terbuka adalah lebih memuaskan dari pada yang terpisah-pisah, karena:
a. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai
b. Lebih memudahkan hubungan diantara para pegawai, hal ini fapat menumbuhkan rasa persatuan yang lebih erat karena mereka bekerja sama dala satu ruangan
c. Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan peredaran udara
d. Kalau terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantor ataupu perubahan mengenai proses penyelesaian sesuatu pekerjaan, tataruang yang terbuka lebih mudah menampungnya
Keefektifan tata ruang kantor terbuka :
1. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai
2. lebih memudahkan hubungan antar para pegawai
3. Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan perubahan udara
4. Jika terjadi penambahan pegawai/perabot kantor, tata ruang yang terbuka lebih mudah menampungnya.
5. Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek.
6. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancar.
7. Segenap ruang dipergunakan secara efisien
8. pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
9. pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut.
10. Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.

II.4 PENYUSUNAN PERABOT
Setelah ditentukan letak sesuatu kantor dan macamnya tataruang yang akan dipakai, tinggalah menyusun perabot kantor (meja,lemari,dan lain-lainnya) pada letak yang tepat menurut susunan yang efisien.tehnik untuk mencapai suatu tatruang kantor ang terbaik itu ialah seperti berikut:
a. Meja-meja disusun menurut garis lurus dan menghadap kejurusan yang sama. Ini akan mengurangi kemungkinan para pegawai sering-sering mengobrol atau memperhatikan apa yang dikerjakan oleh rekannya
b. Pada tataruang yang terbuka, susunan meja-meja it dapat terdiri atas beberapa baris
c. Diantara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para pegawai
d. Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang di muka atau di belakangnya selebar 80 cm.
e. Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan dibelakang para pegawainya. Karena di situ akan lebih mudah dalam mengawasi pegawainya.
f. Paa tataruang terbuka dimana bekerja banyak orang, apabila pegawai-pegawai dikelompokkan dibawah pengawasan seorang pejabat maka mereka akan ditempatkan disekat masing-masing pejabat yang bertanggung jawab atas kelompok itu
g. Pegawai-pegawai yang mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lembut, misalnya mencatat angka-angka kecil secara cermat atau melukis gambar-gambar yang halus, diberika tempat yang banyak memperoleh penerangan cahaya. Ini demi kesehatan matanya dan kesempurnaan hasil kerjanya
h. Pegawai-pegawai yang bertugas mengenai urusan-urusan yang mengandung resiko besar ditempatkan dipojok yang tidak sering dilalui orang-orang, kalau perlu dapat dibuatkan pedengan dari kaca. Misalnya pegawai yang bertugas tersebut adalah kasir, dengan demikian terjaminlah keamanan uang yang ada di bawah tanggung jawabnya
i. Lemari dan alat-alat perlengkapan lainnya ditaruh didekat pegawai-pegawai yang paling sering mempergunakan benda-benda itu
j. Alat-alat kantor yang menimbulkan suara rebut, misalnya mesin stensil sebaiknya ditaruh didekat jendela, sehingga gema suara mesinnya dapat langsung terbuang keluar ruangan
k. Pagawai-pegawai yang sering berhubugan dengan public atau dengan pegawai-pegawai lainnya ditempatkan di dekat pintu. Dengan begitu oaring-orang yang harus menghubunginya tidak harus mondar-mandir melewati meja-meja dan tidak mengganggu pegawai-pegawai lainnya
l. Meja yang mamuat ala-alat yang banyak menghasilkan getaran, misalnya mesin hitung, tidak boleh menmel pada tembok atau tiang. Ini untuk mencegah getaran dan mengganggu seluruh ruangan
m. Lemari berat atau peti besi dapat diletakkan menempel tembok atau tiang, sehingga mendapat penyangga untuk menambah kekuatannya
n. Bagi pejabat yang sering menerima tamu penting membicarakan urusan-urusan yang bersifat rahasia, dapatlah dibuatan kamar tamu sendiri
o. Apabila seorang kepala atau tenaga ahli Karena sifat pekerjaannya bener-benar membutuhkan ruangan tersendiri, dapatlah dibuatkan ruangan pribadi .

Akhirnya langkah-langkah dalam merancang suatu tataruang kantor adalah sebagai berikut:
Dalam merancang tata ruang kantor diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Hendaknya dibuat gambar denah kantor yang bersangkutan dengan skala tertentu sesuai dengan kebutuhan.
2. Mempelajari segenap pekerjaan yang termasuk dalam lingkungan kantor, hendaknya semua aktivitas perkantoran dicatat.
3. Menyusun letak meja-meja kerja untu para pegawai
4. Tata ruang dirancang dengan menjejerkan guntingan-guntingan gambar meja dan kursi diatas gambar denah. Apabila sudah diperoleh tata ruang yang terbaik. Lekatkanlah guntingan-guntingan gambar tersebut pada gambar denah tadi.
Untuk mencegah kekeliruan dan pengamburan tenaga, sebaiknya perabotan itu diberi nomor urut baik pada gambar maupun pada benda yang sebenartnya. Dengan demikian sewaktu memindah perobat kedalam ruangan, pelakasanaannya berjalan tertib dan beres
Sebaiknya secara berkala dilakukan peninjauan terhadap suatu tataruang kantor misalnya setiap satu tahun sekali. Hal ini berlaku apabila tidak ada sesuatu perubahan kantor atau organisasi yang bersangkutan. Apabila pada suatu ketika terjadi perubahan yang mempunyai pengaruh terhadap tataruang kantor tersebut, peninjauan kembali merupakan suatu keharusan.
Hal-hal yang umumnya mengharuskan perubahan suatu tataruang kantor ialah:
a. Penambahan atau pengurangan pegawai pada antor yang bersangkutan
b. Penambhan atau pergantian perabot kantor atau alat-alat kerja lainnya
c. Perubahan mengenai proses peyelesaian sesuatu pekerjaan
Penambahan, pengurangan, atau perubahan tugas pekerjaan, pada satuan yang bersangkutan baik mengenai macamnya maupun mengenai kuantitasnya

II.5 PERSYARATAN LINGKUNGAN FISIK KANTOR
Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus pula diperhatikan dan diatus sebaiknya-baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern.
Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan sebuah undang-undang tentang kantor-kantor yang antara lain menetapkan persyaratan lingkungan fisik yang diusahakan pada setiap kantor. Persyaratannya itu meliputi hal-hal yang berikut:
a. Kebersihan
Bangunan,perlengkapan,dan perabotan harus dipelihara bersih

b. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai

c. Suhu udara
Temperature yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja
d. Ventilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja
e. Penerangan cahaya
Cahaya alam atau lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedangkan perlengkapan penerangan dirawat sepatutunya
f. Fasilitas kesehatan
Kamar kecil,toilet dan sebangsanya harus disediakan untuk para petugas serta dipelihara kebersihannya
g. Fasilitas cuci
Ruang cuci muka/ tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disiapan seperlunya
h. Air minum
Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan untuk para petugas serta dipelihara kebersihannya
i. Tempat pakaian
Dalam kantor harus disediakan tempat untuk menggantung pakaian yang tidak dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah
j. Tempat duduk
Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu
k. Lantai,gang,dan tangga
Lantai harus di jaga agar orang tidak mudah tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan, dan bagian-bagian yang terbuka di beri pagar
l. Mesin
Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan petugasnya yang memakai harus cukup terlatih
m. Beban berat
Petuas tidak boleh ditugaskan mengangkat, membawa, atau memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan
n. Pertolongan pertama
Dalam ruang kerja harus disediakan kotak atau lemari obat untuk pertolongan pertama maupun seorang petugas yang terlatih memberikan pertolongan itu
o. Penjagaan kebakaran
Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melarian diri dari bahaya kebakaran harus disediakan secara memadai, termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran
p. Peberitahuan kebakaran
Kecelakaan dalam kantor yang menyebabkan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus dilaporkan kepada yang berwajib

Demikianlah sekedar contoh diatas menunjukan betapa ketat dan lengkap pesyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh suatu kantor pada zama modern ini di negara yang sudah maju.
Selanjutnya empat hal penting yang sangat mempengaruhi efisiensi dalam pekerjaan perkantoran akan diuraikan lebih lanjut, yakni cahaya,warna,udara, dan suara
A. Cahaya
Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja para pegawai. Karena meraka akan bekerja dengan lebih cepat, lebh sedikit membuat kesalahan, dan matanya tidak cepat lelah.tapi banyak ketidakberesan pekerjaan tatausaha disebabkan oleh penerangan yang buruk, misalnya ruangan terlampau gelap atau pegawai-pegawai harus bekerja di bawah penerangan yang menyilaukan.
Cahaya matahari tidak dapat diatur dengan sempurnaenurut keinginan orang.lebih-lebih dalam gedung yang luas dan kurang jendelanya, cahaya alam itu tidak dapat menembus sepenuhnya pada jarak lebih dari 6 hinnga 7 meter dari jendela dari jendela.oleh Karena itu sering-sering dipergnakan cahaya lampu untuk mengatur penerangan dalam suatu kantor.
Cahaya penerangan buatan manusia dapat dibedakan menjadi 4 macam:
1. Cahaya langsung
Cahaya ini memancar langsun dari sumbernya kepermukaan meja. Apabila memakai lamp pijar, cahaya bersifat sangat tajam. Bayangan yang ditumbalkan sangat jelas, cahaya ini lekas menimbulkan kelelahan pada mata.jadi, cahaya langsung yang biasa digunakan di Indonesia sebetulnya kurang baik.
2. Cahaya setengah langsung
Cahaya ini memancar dari sumbernya dengan melalui tudung lampu yang biasanya terbuat dari gelas dengan warna seperti susu. Cahaya ini tersebar ke berbagai jursan, sehinnga bayangan yangditimbulkan tidak begitu tajam. Namun, sebagian cahaya tetap langsung jatuh kepermukaan meja dan memantul kembali kearah mata si pekerja. Hal ini juga masih kurang memuaskan walaupun sudah lebih baik dari pada cahaya langsung.
3. Cahaya setengah tak langsung
Penerangan macam ini terjadi dari cahaya yang sebagian besar merupakan pantulan dari langit-langit dan dinding ruangan, sebagian lagi terpencar melalui tudung kaca.
Cahaya ini sudah lebih baik daripada cahaya langsung, Karena sumbernya untuk sebagian besar adalah langit-langit ruangan. Sifat cahaya dan bayangannya yang diciptakan sudah tidak begitu tajam.
4. Cahaya tak langsung.
Cahaya tak langsung. penerangan lampu yang terbaik adalah cahaya tak langsung karena akan memelihara kesejukan mata.
Penerangan lampu yang paling baik adalah cahaya tak langsung. Karena cahaya ini dari sumbernya memancar kearah langit-langit ruangan, dari situ barulah di pantulkan kearah permukaan meja. Sifat cahaya ini benar-benar sudah lunak, karena itu tidak dah menimbulkan kelelahan pada mata.dan karena cahaya ini tersebar dengan merata ke semua penjuru, coraknya seragam dan tidak menimbulkan bayangan.
B. Warna
Bersama-sama dengan cahaya warna merupakan factor yang pentig untu memperbesar efisiensi kerja para pegawai. Khususnya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding rangan dan alat-alat lainnya, kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara selain itu warna yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang yang mungkin timbul Karena cahaya yang berlebihan.
Para ahli membedakan 3 warna pokok, yaitu merah,kuning,dan biru.
• Merah adalah warna yang menggambarkan panas,kegembiraan dan kegiatan bekerja.
Sebagai alat untuk merangsang pancaindera dan jiwa agar agar bersemangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan, warna merah tepat unt dipergunakan. Tapi, kalau terlampau banyak dipakai juga tidak baik.
• Kuning yaitu menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan syaraf, dapat menimbulkan perasaan riang gembira.
Pengaruh mental yang dapat ditimbulkan ialah perasaan yang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan. Oleh karena itu, warna ini tepat dipakai pada kamar-kamar atau lorong gedung yang gelap.
• Biru yaitu menggambarkan kelembutan langit dan samudra, menyejukkan, keleluasaan, dan ketentraman. Pengaruh warna biru dapat mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah. Oleh karena itu, warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah. Sebagai alat untuk menimbulkan suasana dingin dan tenang dalam kantor untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi, warna biru baik sekali diergunakan. Hanya kalau berlebih-lebihan, dapat menimbulkan pengaruh menekan perasaan.

Menurut penelitian warna-warna yang digunakan dengan gedung perkantoran yaitu :
88% warna putih
88% campuran warna puutih dan hijau
83 % warna abu-abu
81 % warna gading
Warna yang tepat untuk suatu kantor tergantung pada macam dan sifatnya pekerjaan di kantor yang bersangkutan.
Jika pekerjaan membutuhkan ketenangan sebaiknya dipakai warna biru pada dinding kantor
Jika pekerjaan merupakan produktivitas diperlukan warna putih.

C. Udara
Mengenai factor udara ini, yang penting sekali ialah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu.
Tubuh manusia secara terus menerus mengeluarkan panas agar dapat hidup terus. Untuk dapat memancarkan panas itu, perlulah udara di sekelilingnya mempunyai suhu yang lebih rendah dari pada suhu badan manusia. Badan manusia yang normal mempunyai suhu 37 derajat celcius.
Agar tercipta kenyamanan dalam menyelesaikan tugas-tugas kantor pengaturan udara juga sangat diperhatikan udara untuk AC diruangan kantor biasanya dipakai 270 C, usaha-usaha yang dibuat yaitu :
o Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC atau kipas angin
o Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara dalam ruangan kerja
o Mengatur pemakaian kerja yang dipakai oleh para pekerja
Cara yang lain untuk mengeluarkan panas dari tubuh manusia ialah dengan menguapkan peluh. Agar peluh dari badan manusia dapat menguap sepenuhnya, perlulah pula udara itu cukup kering untuk menerima uap baru.
Udara di Indonesia terlampau panas dan lembab, sehinnga orang tidak dapat memancarkan panas dari tubuhnya dengan sebaik-baiknya. Udara tropic yang panas dan lembab mempunyai pengaruh menekan terhadap perkembangan tenaga dan daya cipta seseorang. Udara yang panas membuat orang mudah mengantik, cepat lelah, an kurang bersemangat.

D. Suara
Untuk mengatasi factor suara yang sering-sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaknya diperhatikan letak alat-alat gaduh.
Usaha-usaha lain yang dapat dijalankan dalam kamar yang memakai alat-alat gaduh ialah pada langit-langit atau dindingnya dipakai lapisan-lapisan penyerap suara. Lapisa-lapisan ini seperti karton tebal dan permukaannya berlubang-lubang. Cara lain untuk mengurangi kegaduhan ialah misalna mesin-mesin tik dibawahnya di beri alas karet busa tipis. Untuk pesawat telepon; ada baiknya juga dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat. Dengan demikian, pembicaraan-pembicaraan tak akan terganggu oleh suara mesin tik atau mengganggu pegawai-pegawai yang sedang bekerja. Ini juga ada manfaatnya kalo seseorang pejabat harus membicarakan sesuatu yang tidak boleh di dengar oleh pegawai-pegawai sekelilingnya.



BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :
1. Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak” (1988:200).
2. Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alt perlengkapan pada luas lantai yang tersedia” (1956:117).
pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).
Asas-asas tata ruang perkantoran antara lain :
1. Asas mengenai jarak pendek
2. Asas mengenai rangkaian kerja
3. Asas mengenai penggunaan segenap ruang
4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam lingkungan fisik kantor : cahaya, warna, udara, dan suara.
Daftar Pustaka
The Liang Gie, Ph. D. 1992. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty Yogyakarta
http://gurulia.wordpress.com/2009/04/08/definisipengertian-tata-ruang-kantor/
http://jurnal.tukerbuku.com/

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar